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¿Cómo debo publicar las notas de mis alumnos según el RGPD?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha creado un informe donde explica los criterios a seguir a la hora de publicar las notas de los alumnos universitarios de Grado siguiendo el RGPD.

Por L.B.

Hasta ahora ha sido muy común que las Universidades difundieran las notas de sus alumnos y alumnas mediante un tablón de anuncios pero dado que se trata de un tratamiento que contiene datos personales relativos a personas físicas, queda sometida a lo dispuesto en el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Es decir, la difusión de notas de calificación de esta manera constituye una cesión de datos de carácter personal del alumnado no autorizada, con lo que sería necesario que cada alumno y alumna diera su consentimiento inequívoco para poder proceder a la publicación de sus calificaciones.

Según la AEPD indica en su informe, la publicación de las notas es lícita aunque “deberá respetarse en todo caso los principios recogidos en el artículo 5 del RGPD, especialmente los de limitación de la finalidad, minimización de datos, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad, realizando la publicación de modo que suponga la menor injerencia en los derechos y libertades de los interesados, lo que excluye la posibilidad de un conocimiento generalizado de las calificaciones, como podría ocurrir en el caso de que se procediera a su publicación en internet, en el que el riesgo se incrementaría además como consecuencia de la posible indexación por los motores de búsqueda.”

Por lo tanto, establece las siguientes pautas a seguir para hacer estas publicaciones:

  • Dónde publicar los datos: en la medida de lo posible, que se realicen a través de una intranet o aula virtual que tenga acceso limitado al profesorado y alumnado del grupo. Si esto no fuera posible podría publicarse en los tablones de anuncios del centro siempre y cuando éstos no estén en las zonas comunes y que el acceso a la información quede restringido únicamente a las personas interesadas.
  • Qué datos publicar: el nombre y apellidos junto con la calificación obtenida. Solo cuando haya dos alumnos o alumnas con los mismos nombres y apellidos deberá publicarse su número de DNI.
  • Durante cuánto tiempo pueden estar disponibles las notas: cuando sean clasificaciones provisionales, mientras puedan presentarse reclamaciones. En el caso de calificaciones definitivas, el tiempo que se considere imprescindible para que todos los interesados e interesadas puedan consultarlas.

La Universidad será la responsable del tratamiento de los datos y deberá realizar la publicación de las notas siguiendo los criterios publicados por el informe de la AEPD.

En esta infografía recogemos la información que deberás tener en cuenta a la hora de publicar las notas de tus alumnos y alumnas:

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